« Nous avons déjà un logiciel de gestion commerciale, avons-nous besoin d’un ERP ? » C’est une question que nous entendons souvent. Les deux termes sont parfois utilisés l’un pour l’autre, mais ils ne désignent pas la même chose.
Le logiciel de gestion commerciale : le cœur des ventes et des achats
Un logiciel de gestion commerciale couvre le cycle commercial :
- devis, commandes, bons de livraison, factures et avoirs ;
- commandes fournisseurs et réceptions ;
- fichier articles, tarifs et remises ;
- suivi de stock plus ou moins détaillé.
C’est souvent le premier outil qu’une PME met en place, et il suffit tant que l’activité reste simple.
L’ERP : toute l’entreprise dans une base unique
Un ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciel de gestion intégré) va plus loin. Il relie dans une même base de données la gestion commerciale et les autres fonctions de l’entreprise :
- la comptabilité, alimentée automatiquement par les factures et les règlements ;
- la production : nomenclatures, ordres de fabrication, consommations ;
- le CRM : prospects, opportunités, actions commerciales ;
- la caisse et les points de vente ;
- les ressources humaines, les immobilisations, le reporting…
La différence essentielle tient à l’intégration : une information saisie une fois est disponible partout. Une vente met à jour le stock, génère l’écriture comptable, alimente les statistiques et l’historique client, sans export ni ressaisie.
Comment savoir de quoi vous avez besoin ?
Un logiciel de gestion commerciale peut suffire si :
- votre comptabilité est entièrement externalisée et le lien avec le cabinet fonctionne bien ;
- vous n’avez ni production, ni plusieurs dépôts, ni points de vente ;
- vous êtes peu nombreux à utiliser l’outil.
Un ERP devient pertinent dès que :
- vous passez du temps à ressaisir ou exporter des données entre logiciels ;
- vous avez besoin d’une vision consolidée (marges, trésorerie, stocks) en temps réel ;
- vous fabriquez, gérez plusieurs sites ou plusieurs canaux de vente ;
- vous voulez internaliser tout ou partie de la comptabilité.
Une bonne nouvelle : on peut évoluer progressivement
Les ERP modernes sont modulaires. On peut démarrer par la gestion commerciale et le stock, puis activer la comptabilité, la production ou le CRM quand l’entreprise est prête, sans changer de logiciel. C’est le cas d’Odoo comme de Wavesoft.
Vous hésitez ? Décrivez-nous votre organisation : nous vous dirons franchement si un ERP complet se justifie aujourd’hui.