Un cahier des charges n’a pas besoin de faire cent pages. Il doit surtout permettre à un intégrateur de comprendre votre activité et de vous proposer une solution chiffrée comparable aux autres. Voici les rubriques indispensables.
1. Présentation de l’entreprise
Activité, effectif, sites, chiffre d’affaires approximatif, organisation des services. Quelques lignes suffisent, mais elles donnent le contexte.
2. Situation actuelle
Les logiciels et fichiers utilisés aujourd’hui, ce qui fonctionne et ce qui pose problème. Soyez concret : « nous ressaisissons chaque commande trois fois » est plus utile que « manque d’efficacité ».
3. Objectifs du projet
Trois à cinq objectifs mesurables : fiabiliser le stock, réduire le délai de facturation, suivre la marge par client, préparer l’ouverture d’un nouveau dépôt…
4. Périmètre fonctionnel
Listez les processus à couvrir, service par service : ventes, achats, stock, production, comptabilité, CRM, caisse. Pour chacun, décrivez les particularités (lots, tarifs complexes, sous-traitance…).
5. Utilisateurs et accès
Nombre d’utilisateurs par profil, besoins de mobilité, travail sur plusieurs sites.
6. Données à reprendre
Volumes approximatifs (articles, clients, historique) et sources (ancien logiciel, Excel).
7. Interfaces
Site e-commerce, banque, logiciel métier, outils des partenaires : tout ce qui doit échanger des données avec l’ERP.
8. Contraintes
Date de démarrage souhaitée, budget indicatif, hébergement, contraintes réglementaires.
9. Critères de choix
Indiquez comment vous comparerez les offres : couverture fonctionnelle, coût total sur 3 ans, références, proximité du support.
Bien formuler un besoin : exemples
La qualité des réponses que vous recevrez dépend beaucoup de la précision de vos besoins. Comparez :
- Trop vague : « Nous voulons une bonne gestion des stocks. »
Exploitable : « Nous gérons deux dépôts et un showroom, environ 4 000 références dont 300 suivies par numéro de série. Nous voulons connaître le stock disponible par dépôt en temps réel et préparer les transferts entre sites. » - Trop vague : « Le logiciel doit faire des statistiques. »
Exploitable : « La direction doit suivre chaque semaine le chiffre d’affaires et la marge par commercial, par famille d’articles et par région. » - Trop vague : « Il faut une interface avec notre site. »
Exploitable : « Les commandes du site WooCommerce doivent être importées automatiquement dans l’ERP, et les stocks renvoyés vers le site toutes les heures. »
Des chiffres, des exemples et des volumes permettent aux intégrateurs de chiffrer correctement, et à vous de comparer des offres réellement équivalentes.
Comment comparer les offres reçues
Une fois les propositions reçues, une grille simple évite de se décider uniquement sur le prix :
- Couverture fonctionnelle : chaque besoin indispensable est-il couvert en standard, par paramétrage ou par développement ?
- Coût total sur trois ans : licences ou abonnements, mise en place, formation, maintenance, hébergement.
- Méthode et planning : les étapes sont-elles décrites, avec les charges attendues de vos équipes ?
- Références : l’intégrateur a-t-il déjà mené des projets comparables, dans votre secteur ou avec des volumes similaires ?
- Support : qui intervient après le démarrage, dans quels délais, et depuis où ?
N’hésitez pas à demander une démonstration sur vos propres cas pour les deux ou trois offres les mieux classées.
Les erreurs à éviter
- copier un cahier des charges trouvé en ligne, sans rapport avec votre activité ;
- décrire le fonctionnement de votre logiciel actuel au lieu de vos besoins ;
- exiger dès le départ tous les développements imaginables ;
- oublier d’impliquer les utilisateurs qui connaissent le terrain.
Le conseil qui change tout
Distinguez clairement l’indispensable du souhaitable. Cela permet de démarrer avec un périmètre maîtrisé et d’éviter l’effet « liste au Père Noël ».
Besoin d’aide pour rédiger votre cahier des charges ? Contactez-nous. Lire aussi : combien de temps dure un projet ERP.