Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que chaque opération du relevé correspond à une écriture en comptabilité. Fait manuellement, avec un relevé imprimé et un surligneur, il peut occuper plusieurs jours par mois dans une PME active. Un ERP réduit fortement ce temps.
Pourquoi c’est important
- Il garantit que la trésorerie affichée est juste.
- Il permet de repérer rapidement les règlements clients non affectés et les frais bancaires oubliés.
- Il est indispensable pour une clôture mensuelle fiable.
Comment l’ERP automatise le rapprochement
1. Import des relevés
Plutôt que de saisir les lignes, on importe le relevé bancaire dans un format électronique (fichier fourni par la banque). Selon la banque et la solution, cet import peut être plus ou moins automatisé.
2. Propositions de rapprochement
L’ERP compare chaque ligne du relevé aux écritures et aux factures ouvertes : même montant, même référence, date proche. Il propose le rapprochement ; l’utilisateur valide en un clic.
3. Règles automatiques
Pour les opérations récurrentes (frais bancaires, abonnements, prélèvements), on crée des règles qui génèrent directement l’écriture comptable.
4. Traitement des écarts
Il ne reste à traiter manuellement que les lignes réellement inhabituelles : c’est là que l’expertise du comptable est utile.
Les bonnes pratiques
- Demander aux clients d’indiquer le numéro de facture dans leurs virements.
- Rapprocher au moins chaque semaine plutôt qu’une fois par mois.
- Enrichir progressivement les règles automatiques.
Les écarts les plus fréquents, et comment les traiter
Même avec un rapprochement automatisé, certaines lignes demandent une analyse. Ce sont presque toujours les mêmes :
- Les frais et commissions bancaires : tenue de compte, frais sur virements, agios. Une règle automatique les comptabilise dès l’import.
- Les virements groupés : un client règle plusieurs factures en un seul virement. L’ERP permet d’affecter le montant à plusieurs factures ouvertes.
- Les chèques et effets remis mais pas encore crédités : ils apparaissent en comptabilité avant d’apparaître sur le relevé. Ce ne sont pas des erreurs, mais des opérations en cours à surveiller.
- Les règlements partiels ou avec escompte : la différence doit être justifiée (litige, remise accordée, retenue).
- Les opérations sans référence : un virement reçu sans libellé exploitable. C’est là qu’il est utile de demander aux clients d’indiquer le numéro de facture.
Exemple : un rapprochement avant et après automatisation
Prenons une PME qui travaille avec deux banques et reçoit environ 400 opérations par mois. Sans outil, le comptable pointe les relevés à la main, recherche chaque règlement client dans les factures et saisit les frais un par un : il y consacre facilement deux jours en fin de mois, et les erreurs ne sont découvertes qu’à la clôture.
Avec un ERP, les relevés sont importés chaque semaine. Les opérations récurrentes sont traitées par des règles, les règlements clients sont proposés automatiquement lorsque montant et référence correspondent, et le comptable ne traite plus que les cas particuliers. Le rapprochement devient une tâche courte et régulière plutôt qu’une corvée mensuelle, et la trésorerie affichée est fiable à tout moment.
Questions fréquentes
Ma banque fournit-elle des relevés exploitables ?
La plupart des banques proposent, via leur service de banque en ligne, des relevés téléchargeables dans un format électronique. Les formats varient d’une banque à l’autre : lors du paramétrage, nous vérifions celui de vos banques et configurons l’import en conséquence.
Le rapprochement automatique remplace-t-il le contrôle du comptable ?
Non. Il supprime les tâches mécaniques, mais la validation et l’analyse des écarts restent du ressort du comptable. C’est précisément là que son temps est le plus utile.
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