Un ERP contient une quantité énorme de données. Le risque, pour un dirigeant, est de se noyer dans des rapports. Mieux vaut suivre une dizaine d’indicateurs bien choisis, chaque semaine. Voici notre sélection pour une PME de négoce, d’industrie ou de services.
Activité commerciale
- Chiffre d’affaires facturé du mois, comparé au même mois de l’année précédente.
- Carnet de commandes : commandes reçues non encore livrées ou facturées.
- Taux de transformation des devis : part des devis qui deviennent des commandes.
Rentabilité
- Marge brute globale et par famille de produits.
- Top 10 clients en marge (pas seulement en chiffre d’affaires).
Trésorerie et risque
- Encours clients et part échue depuis plus de 60 jours.
- Trésorerie disponible et prévision à 4 semaines.
- Dettes fournisseurs à échéance dans les 30 jours.
Stock et opérations
- Valeur du stock et sa rotation.
- Taux de service : part des commandes livrées complètes et à l’heure.
Comment les mettre en place
- Définir précisément chaque indicateur (quelle marge ? quelles dates ?) pour éviter les débats.
- Vérifier que les données sources sont fiables : familles d’articles, prix de revient, dates de livraison.
- Automatiser l’envoi hebdomadaire ou afficher le tableau de bord à l’ouverture de l’ERP.
- Commenter les écarts en réunion de direction plutôt que d’ajouter de nouveaux indicateurs.
À quoi ressemble un bon tableau de bord
Un tableau de bord de direction efficace tient sur une seule page et se lit en cinq minutes. Une présentation qui fonctionne bien :
- en haut, les trois ou quatre chiffres clés de la semaine (chiffre d’affaires, marge, trésorerie, encours échu), comparés à l’objectif ou à l’année précédente ;
- au milieu, quelques graphiques d’évolution sur douze mois, plus parlants que des tableaux ;
- en bas, les listes d’exceptions : clients en retard, ruptures importantes, commandes en souffrance.
Les couleurs servent à attirer l’attention sur ce qui sort de la normale, pas à décorer.
Fixer des seuils d’alerte
Un indicateur sans seuil reste un chiffre. Associez à chacun une limite qui déclenche une action, par exemple :
- encours échu depuis plus de 60 jours supérieur à 10 % de l’encours total : revue client par client ;
- taux de service inférieur à 95 % : analyse des ruptures et des retards de préparation ;
- marge d’une famille en baisse de plus de deux points : vérification des prix d’achat et des remises ;
- trésorerie prévisionnelle sous un seuil défini : arbitrage des paiements et relance des encaissements.
Ces seuils sont des exemples : ils doivent être adaptés à votre activité et revus une ou deux fois par an.
Questions fréquentes
Faut-il un outil de BI pour suivre ces indicateurs ?
Pas nécessairement. Les rapports standards de l’ERP couvrent souvent l’essentiel. Un outil de BI devient intéressant lorsque vous croisez plusieurs sources, consolidez plusieurs sociétés ou souhaitez diffuser automatiquement des tableaux de bord personnalisés. Voir notre page BI et reporting.
Combien d’indicateurs suivre ?
Une dizaine au niveau de la direction, complétés par quelques indicateurs propres à chaque service. Au-delà, l’attention se disperse et les tableaux de bord ne sont plus lus.
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