Le stock est souvent le premier poste d’immobilisation de trésorerie d’une PME de négoce ou d’industrie. Pourtant, il reste fréquemment mal maîtrisé. Voici huit erreurs que nous rencontrons régulièrement chez nos clients, et les moyens de les éviter.
1. Mettre à jour le stock « plus tard »
Une réception saisie le lendemain, une livraison oubliée, et le stock théorique ne correspond plus au physique. La règle d’or : tout mouvement est saisi au moment où il se produit. Des terminaux de scan ou une tablette au dépôt facilitent grandement cette discipline.
2. Une codification des articles anarchique
Le même produit créé trois fois sous des libellés différents, des références qui ne veulent rien dire, pas de familles… Une codification claire (famille, sous-famille, référence unique, unité) est la base de toute gestion de stock fiable.
3. Ne pas distinguer les dépôts
Quand l’entreprise a un magasin, un entrepôt et un véhicule de livraison, tout mettre dans un stock unique empêche de savoir où se trouve la marchandise. La gestion multi-dépôts et les transferts entre dépôts sont indispensables dès qu’il y a plus d’un lieu de stockage.
4. Commander au feeling
Sans stock minimum ni historique de consommation, les achats se font à l’intuition : ruptures sur les articles qui tournent vite, surstock sur les autres. Un ERP propose des seuils de réapprovisionnement et des suggestions d’achat basées sur les ventes réelles et les délais fournisseurs.
5. Ignorer la rotation des stocks
Certains articles dorment depuis des mois au fond de l’entrepôt. Un état de rotation permet de repérer ces produits et de décider : promotion, retour fournisseur ou arrêt de référencement.
6. Faire un seul inventaire par an
L’inventaire annuel est obligatoire pour la clôture, mais il arrive trop tard pour corriger quoi que ce soit. Les inventaires tournants (compter chaque semaine une famille d’articles) permettent de détecter et de corriger les écarts au fil de l’eau.
7. Négliger la traçabilité
Dans l’agroalimentaire, la cosmétique, la pharmacie ou les pièces techniques, savoir quel lot a été livré à quel client est essentiel en cas de rappel. La gestion par lots, dates limites et numéros de série doit être prévue dès le paramétrage de l’ERP.
8. Mal valoriser le stock
La valeur du stock impacte directement le résultat comptable. Coût moyen pondéré, premier entré premier sorti, dernier prix d’achat : la méthode doit être choisie avec votre expert-comptable puis appliquée de façon constante. Un ERP fait ce calcul automatiquement à chaque mouvement.
Les indicateurs à suivre chaque mois
On ne corrige bien que ce que l’on mesure. Quelques indicateurs simples, calculés automatiquement par l’ERP, suffisent à piloter un stock :
- Le taux de rotation : coût des ventes sur la période divisé par la valeur moyenne du stock. Exemple : avec un coût des ventes annuel de 3 600 000 MAD et un stock moyen de 600 000 MAD, la rotation est de 6 ; le stock se renouvelle six fois par an.
- La couverture en jours : 365 divisé par la rotation. Dans l’exemple, environ 61 jours de ventes sont immobilisés en stock. Selon votre secteur, c’est peut-être trop, ou au contraire insuffisant.
- Le taux de rupture : la part des commandes qui ne peuvent pas être servies complètement faute de stock.
- L’écart d’inventaire : la différence de valeur entre le stock théorique et le stock compté.
- La valeur du stock dormant : les articles sans mouvement depuis six ou douze mois.
Suivis mois après mois, ces chiffres montrent si les actions engagées portent leurs fruits.
Organiser un inventaire tournant avec la méthode ABC
Compter tout le stock chaque semaine est impossible. La méthode ABC permet de concentrer l’effort là où il compte :
- Articles A : environ 20 % des références, qui représentent souvent près de 80 % de la valeur du stock. On les compte chaque mois.
- Articles B : les références intermédiaires, comptées chaque trimestre.
- Articles C : la majorité des références, de faible valeur, comptées une ou deux fois par an.
L’ERP établit ce classement à partir des ventes ou de la valeur en stock, génère les listes de comptage et enregistre les écarts. Un inventaire tournant bien organisé prend quelques heures par semaine et rend l’inventaire annuel beaucoup moins pénible, car la plupart des écarts ont déjà été corrigés.
Pour aller plus loin sur les fondations d’un stock fiable, lisez notre article sur la codification des articles.
Par où commencer ?
Inutile de tout corriger d’un coup. Commencez par la codification des articles et la saisie en temps réel : ce sont les deux leviers qui ont le plus d’effet. Ensuite viennent les seuils de réapprovisionnement et les inventaires tournants.
Nos solutions Odoo et Wavesoft couvrent toutes ces fonctions. Demandez une démonstration sur vos propres articles.