Le fichier articles est le cœur d’un ERP : il alimente les devis, les stocks, les achats, la production et les statistiques. S’il est mal construit, tout le reste en souffre. Pourtant, la codification est souvent faite à la hâte au démarrage du projet.
Les symptômes d’une mauvaise codification
- Le même produit existe sous deux ou trois références.
- Les commerciaux ne retrouvent pas un article et en créent un nouveau.
- Les statistiques par famille ne veulent rien dire.
- Les inventaires font apparaître des écarts inexplicables.
Référence « parlante » ou référence neutre ?
Une référence parlante contient de l’information (famille, couleur, taille…) : par exemple PEI-BLA-10L pour une peinture blanche en 10 litres. Elle est facile à lire mais devient vite rigide quand la gamme évolue.
Une référence neutre (un simple compteur) est stable dans le temps. L’information descriptive est alors portée par la désignation, les familles et les attributs. C’est souvent la solution la plus durable dans un ERP.
Les règles d’or
- Une référence unique par produit, jamais réutilisée.
- Une désignation normalisée : même ordre des informations pour tous les articles (type, marque, caractéristique, conditionnement).
- Une arborescence de familles sur deux ou trois niveaux maximum, pensée pour vos analyses de ventes et de marge.
- Des unités claires : unité de stock, unité de vente, unité d’achat et coefficients de conversion.
- Un responsable de la création d’articles : limiter le nombre de personnes autorisées à créer des fiches évite les doublons.
Exemple de structure de familles
Prenons un distributeur de quincaillerie et de plomberie. Une arborescence sur trois niveaux pourrait ressembler à ceci :
- Plomberie
- Robinetterie : mitigeurs, robinets d’arrêt, flexibles
- Tubes et raccords : multicouche, cuivre, PVC
- Quincaillerie
- Fixation : chevilles, vis, boulonnerie
- Serrurerie : cylindres, serrures, cadenas
- Outillage
- Outillage à main
- Outillage électroportatif
Le bon test : cette arborescence permet-elle de répondre aux questions que se pose la direction, comme « quelle est notre marge sur la robinetterie ? » ou « quelles familles tournent le moins ? ». Si une analyse importante nécessite de retraiter les données dans Excel, c’est que la structure est à revoir.
Les déclinaisons plutôt que des références à rallonge
Lorsqu’un même produit existe en plusieurs tailles, couleurs ou conditionnements, il est tentant de créer une référence par combinaison avec un code de plus en plus long. Les ERP modernes proposent une meilleure solution : un article « modèle » avec des déclinaisons (taille, couleur, contenance). Chaque déclinaison a son propre stock et son code-barres, mais les informations communes ne sont saisies qu’une fois. Les statistiques peuvent ensuite être consultées au niveau du modèle ou de la déclinaison.
Codifier aussi les clients et les fournisseurs
Les mêmes principes s’appliquent aux tiers. Quelques règles utiles :
- un code unique par tiers, sans réutilisation ;
- l’ICE, l’identifiant fiscal et l’adresse de facturation renseignés pour chaque client professionnel ;
- une catégorie (revendeur, installateur, grand compte, particulier) pour appliquer les bons tarifs et analyser les ventes ;
- un contrôle des doublons à la création, sur le nom, le téléphone et l’ICE.
Ces informations sont aussi celles qui apparaissent sur vos factures : voir notre check-list des mentions obligatoires.
Profiter du projet ERP pour faire le ménage
La reprise des données est le bon moment pour nettoyer : supprimer les articles sans mouvement depuis longtemps, fusionner les doublons et compléter les informations manquantes (code-barres, poids, fournisseur principal). Ce travail est fastidieux mais il conditionne la qualité de votre ERP pour des années.
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