Dans Wavesoft Gestion Commerciale, une vente suit un circuit de pièces : devis, commande, bon de livraison, facture, avoir. Ce circuit se paramètre. Bien le configurer dès le départ évite beaucoup de contournements par la suite.
Partir de la réalité du terrain
Avant de toucher au paramétrage, décrivez vos cas de vente réels :
- vente simple au comptant, livrée immédiatement ;
- vente sur devis, avec acompte, livrée en plusieurs fois ;
- vente avec facturation regroupée en fin de mois ;
- retour client avec avoir.
Chaque cas correspond à un enchaînement de pièces. L’objectif est d’avoir le moins de circuits possible, mais tous vos cas couverts.
Les points de paramétrage essentiels
Les natures de pièces
Wavesoft permet de créer des natures de pièces spécifiques (par exemple « commande export » ou « vente comptoir ») avec leurs propres règles et numérotations. Utile pour distinguer vos canaux de vente dans les statistiques.
Les transformations
On définit quelles pièces peuvent être transformées en quelles autres : un devis en commande, une commande en bon de livraison, plusieurs bons de livraison en une facture. C’est là que l’on gère les livraisons partielles et la facturation groupée.
Les impacts sur le stock
Il faut décider à quel moment le stock bouge : réservation à la commande, sortie à la livraison. Une erreur ici fausse immédiatement la disponibilité affichée aux commerciaux.
Les droits par nature de pièce
Tous les utilisateurs n’ont pas à valider une facture ou à créer un avoir. Les droits par profil sécurisent le circuit.
Exemple : trois circuits pour un distributeur
Voici comment un distributeur de fournitures professionnelles pourrait organiser ses ventes dans Wavesoft. L’exemple est volontairement simple ; votre propre organisation peut demander des variantes.
Circuit 1 : vente comptoir
Le client se présente, paie et repart avec la marchandise. Une seule pièce suffit : un bon de livraison facturé immédiatement, ou une facture comptoir qui sort le stock et enregistre le règlement en une opération. Une nature de pièce dédiée permet de suivre ce canal à part dans les statistiques.
Circuit 2 : vente sur devis avec livraisons partielles
Le commercial établit un devis, transformé en commande après accord du client. Le stock est réservé à la commande. Le magasin livre ce qui est disponible ; le reliquat reste en commande et sera livré plus tard. Les bons de livraison du mois sont regroupés sur une facture unique, comme le demandent souvent les clients professionnels.
Circuit 3 : contrat de maintenance facturé chaque mois
Pour les prestations récurrentes, un abonnement génère automatiquement les factures à chaque échéance, sans intervention de l’ADV. Les avoirs éventuels sont reliés à la facture d’origine pour garder une trace claire.
Les erreurs de paramétrage les plus courantes
- Trop de natures de pièces : créer une nature pour chaque petite variante complique les statistiques et la formation. Mieux vaut quelques natures bien définies et des champs complémentaires pour les distinctions secondaires.
- Un impact stock au mauvais moment : si le stock sort à la facturation alors que la marchandise est livrée bien avant, la disponibilité affichée est fausse pendant plusieurs jours.
- Des droits trop larges : laisser tout le monde créer des avoirs ou modifier les prix expose à des erreurs coûteuses.
- Une numérotation commune à des circuits différents : séparer les souches de numérotation par type de pièce facilite les contrôles.
- Des modèles d’impression non validés : vérifiez que chaque document contient les mentions obligatoires et les informations attendues par vos clients.
Pour la liste des mentions à faire figurer sur vos factures, consultez notre check-list dédiée.
Tester avant de démarrer
Chaque circuit doit être rejoué de bout en bout en recette, avec de vraies données : un devis transformé, une livraison partielle, une facture groupée, un avoir. C’est le meilleur moyen de valider le paramétrage.
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