Les achats représentent souvent la plus grosse part des dépenses d’une PME. Pourtant, le processus reste fréquemment informel : commandes passées par téléphone, factures contrôlées de mémoire. Un ERP apporte de la rigueur sans alourdir le travail.
1. L’expression du besoin
Le besoin peut venir d’un seuil de stock atteint, d’une commande client, d’un ordre de fabrication ou d’une demande interne. L’ERP centralise ces besoins et propose des commandes regroupées par fournisseur.
2. La demande de prix
Pour les achats importants, on consulte plusieurs fournisseurs. L’ERP garde la trace des offres reçues et facilite la comparaison.
3. La commande fournisseur
Elle reprend les conditions négociées : prix, remises, délai, conditions de paiement. Selon le montant, un circuit de validation peut être exigé avant l’envoi.
4. La réception
Le magasinier réceptionne par rapport à la commande : quantités, qualité, lots. Les écarts sont signalés immédiatement, et le stock est mis à jour.
5. Le contrôle de la facture
C’est le fameux « rapprochement à trois » : commande, réception et facture doivent concorder. L’ERP signale les écarts de prix ou de quantité avant le paiement.
6. Le paiement
L’échéance est calculée selon les conditions du fournisseur. La facture validée alimente l’échéancier de trésorerie.
Les indicateurs à suivre
- délai moyen de livraison par fournisseur et respect des dates promises ;
- évolution des prix d’achat sur les articles principaux ;
- nombre de litiges (écarts de réception ou de facturation).
Exemple de circuit de validation
Un circuit de validation protège l’entreprise sans bloquer les achats courants. Un exemple de règles, à adapter à votre taille :
- commande inférieure à 10 000 MAD : l’acheteur valide seul ;
- entre 10 000 et 50 000 MAD : validation par le responsable du service ;
- au-delà de 50 000 MAD, ou fournisseur nouveau : validation par la direction.
Dans l’ERP, ces règles s’appliquent automatiquement : la commande reste en attente tant que la validation n’est pas donnée, et l’historique indique qui a validé et quand.
Évaluer ses fournisseurs
Les données enregistrées dans l’ERP à chaque commande et à chaque réception permettent d’évaluer objectivement les fournisseurs, plutôt qu’à l’impression :
- le respect des délais : écart entre date promise et date de réception ;
- la conformité des livraisons : quantités manquantes, erreurs de référence, produits abîmés ;
- la conformité des factures : écarts de prix ou de quantités par rapport à la commande ;
- l’évolution des prix sur les principaux articles.
Une revue annuelle de ces indicateurs donne des arguments solides pour les négociations et aide à choisir les fournisseurs à privilégier.
Les erreurs fréquentes
- passer des commandes par téléphone sans les enregistrer : impossible ensuite de contrôler la facture ;
- réceptionner sans saisir : le stock et les engagements deviennent faux ;
- payer une facture sans rapprochement avec la réception ;
- négocier des conditions sans les enregistrer dans la fiche fournisseur, et donc les perdre.
Lire aussi : maîtriser les délais de paiement. Parlons de vos achats.