Beaucoup de PME découvrent leurs résultats plusieurs semaines après la fin du mois, voire seulement à la clôture annuelle. Avec un ERP intégré, une clôture mensuelle en quelques jours devient réaliste. Voici la méthode.
Pourquoi clôturer chaque mois ?
- repérer rapidement une dérive de marge ou de charges ;
- alléger la clôture annuelle ;
- disposer de chiffres fiables pour la banque ou les associés.
La check-list de clôture
- Ventes : toutes les livraisons du mois sont facturées ; les livraisons non facturées sont identifiées.
- Achats : les factures fournisseurs reçues sont saisies ; les réceptions sans facture sont listées.
- Banque : les rapprochements bancaires sont à jour.
- Caisse : les clôtures de caisse sont contrôlées.
- Stock : les mouvements sont saisis et la valeur du stock est calculée.
- Charges récurrentes : loyers, abonnements, amortissements sont comptabilisés.
- Contrôles : comptes d’attente vidés, TVA vérifiée.
Ce que l’ERP automatise
- les écritures de ventes, d’achats et de stock sont générées au fil de l’eau ;
- les listes de contrôle (livré non facturé, reçu non facturé) sont disponibles en un clic ;
- les écritures récurrentes et les dotations aux amortissements peuvent être programmées ;
- les états (balance, compte de résultat) sont édités immédiatement.
Organisation
Fixez un calendrier : J+2 pour les ventes et achats, J+4 pour la banque et le stock, J+5 pour les états. Chacun connaît son rôle et ses échéances.
Les écritures de fin de mois à ne pas oublier
Pour que le résultat mensuel soit fiable, certaines écritures doivent être passées même si aucune facture n’est encore arrivée :
- Les factures non parvenues : des marchandises reçues ou des services consommés dont la facture fournisseur n’est pas encore arrivée.
- Les charges à payer : primes, commissions ou honoraires relatifs au mois mais payés plus tard.
- Les produits constatés d’avance : une prestation facturée d’avance pour plusieurs mois ne doit être comptée qu’au prorata.
- Les dotations aux amortissements et, le cas échéant, les provisions, calculées au douzième.
L’ERP facilite ces écritures : les listes « reçu non facturé » et « livré non facturé » donnent directement les montants, et les écritures récurrentes peuvent être programmées puis extournées automatiquement le mois suivant.
Mesurer la qualité de la clôture
- le délai de clôture : nombre de jours ouvrés entre la fin du mois et la disponibilité des états ;
- le nombre d’écritures correctives passées après la clôture ;
- le solde des comptes d’attente, qui doit être nul ;
- l’écart entre le résultat mensuel cumulé et le résultat annuel final.
Lorsque ces indicateurs s’améliorent mois après mois, la clôture annuelle devient une formalité plutôt qu’une course contre la montre.
Lire aussi : le rapprochement bancaire automatique. Wavesoft Comptabilité.