Dès qu’une entreprise stocke ses produits à plus d’un endroit (un entrepôt central et un magasin, deux villes, des véhicules de livraison), la gestion du stock se complique. Un ERP bien paramétré permet pourtant de garder une vision nette.
1. Créer un dépôt par lieu physique réel
Chaque lieu où l’on peut trouver de la marchandise doit être un dépôt dans l’ERP, y compris un véhicule de livraison ou un dépôt de quarantaine pour les produits en contrôle ou abîmés.
2. Définir des emplacements dans les grands dépôts
Pour un entrepôt de taille importante, des emplacements (allée, rayon, niveau) accélèrent la préparation et fiabilisent les inventaires.
3. Tracer tous les transferts
Un transfert entre dépôts doit toujours passer par un document dans l’ERP : sortie du dépôt d’origine, marchandise « en transit », entrée dans le dépôt de destination. C’est le seul moyen d’éviter les stocks fantômes.
4. Paramétrer le réapprovisionnement par dépôt
Chaque dépôt a ses propres seuils : le magasin est réapprovisionné par l’entrepôt central, l’entrepôt central par les fournisseurs. L’ERP propose automatiquement les transferts et les commandes nécessaires.
5. Choisir le dépôt de vente automatiquement
Selon le client ou le commercial, la commande doit puiser dans le bon dépôt. Paramétrer un dépôt par défaut évite les erreurs.
6. Suivre la valeur du stock par dépôt
La valorisation par dépôt aide à piloter le besoin en fonds de roulement et à repérer les sites qui surstockent.
7. Donner à chacun la bonne visibilité
Le vendeur en magasin doit voir la disponibilité dans les autres dépôts pour proposer une solution au client, sans pouvoir modifier leurs stocks.
Exemple d’organisation : un siège et une agence régionale
Imaginons un distributeur avec un entrepôt principal à Casablanca, une agence à Marrakech et deux camionnettes de livraison. Dans l’ERP, on créera :
- un dépôt « Entrepôt Casablanca », avec des emplacements par allée ;
- un dépôt « Agence Marrakech » ;
- un dépôt par véhicule, pour suivre la marchandise chargée et non encore livrée ;
- un dépôt « Quarantaine » pour les retours à contrôler et les produits abîmés.
L’agence est réapprovisionnée chaque semaine par l’entrepôt, selon des seuils propres à ses ventes. Pendant le transport, la marchandise apparaît « en transit » : elle n’est plus disponible à Casablanca, pas encore à Marrakech, mais elle n’a pas disparu. Le commercial de Marrakech voit le stock de Casablanca et peut proposer une livraison rapide à son client.
Les indicateurs à suivre par dépôt
- La valeur du stock et son évolution d’un mois sur l’autre ;
- la rotation, qui révèle les dépôts surstockés ;
- le taux de rupture, qui montre les dépôts sous-approvisionnés ;
- les transferts en transit depuis trop longtemps, signe d’une réception oubliée ;
- les écarts d’inventaire par dépôt.
Les erreurs courantes
- Déplacer la marchandise sans document « parce que c’est urgent » : le stock devient faux dans les deux dépôts.
- Autoriser les stocks négatifs sans contrôle : c’est pratique à court terme, mais cela masque des erreurs de saisie.
- Créer des dépôts qui ne correspondent à aucun lieu réel, par exemple pour isoler des clients : mieux vaut utiliser des réservations ou des affectations.
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