On appelle « données de base » (ou master data) les informations de référence que l’ERP réutilise en permanence : fiches articles, clients, fournisseurs, tarifs, plan comptable, nomenclatures. Si elles sont fausses ou incomplètes, chaque transaction hérite de l’erreur.
Les conséquences de données de mauvaise qualité
- factures envoyées à une mauvaise adresse ou sans ICE ;
- commandes fournisseurs passées au mauvais prix ;
- stocks faux à cause d’unités mal définies ;
- statistiques inexploitables à cause de familles incohérentes.
Les règles d’une bonne gouvernance
Un propriétaire par type de donnée
Les articles sont sous la responsabilité des achats ou du responsable produit, les clients sous celle de l’administration des ventes, les comptes sous celle de la comptabilité. Chaque propriétaire valide les créations et modifications.
Des règles de saisie écrites
Format des désignations, champs obligatoires, codification : un document de deux pages suffit, mais il doit exister.
Des contrôles dans l’outil
Champs obligatoires, listes de choix plutôt que texte libre, détection des doublons : l’ERP peut empêcher beaucoup d’erreurs à la source.
Un nettoyage régulier
Une fois par trimestre, repérez les fiches incomplètes, les doublons et les articles sans mouvement.
Le moment idéal : le projet ERP
La migration vers un nouvel ERP est l’occasion rêvée de repartir sur des bases propres. C’est du travail, mais c’est le meilleur investissement du projet.
Exemple de règles de saisie
Un document de règles n’a pas besoin d’être long. Voici un extrait type :
- Fiche client professionnel : raison sociale complète, ICE, identifiant fiscal, adresse de facturation, conditions de paiement, catégorie tarifaire et commercial responsable sont obligatoires.
- Fiche article : famille et sous-famille, unité de stock, unité de vente et coefficient, taux de TVA, fournisseur principal et code-barres lorsqu’il existe.
- Désignation article : type de produit, puis marque, puis caractéristique principale, puis conditionnement, en majuscules et sans abréviations libres.
- Création : seules les personnes désignées peuvent créer une fiche ; les autres font une demande.
Mesurer la qualité des données
Quelques indicateurs simples, édités chaque trimestre, montrent si la qualité progresse :
- la part des fiches clients sans ICE ou sans conditions de paiement ;
- le nombre de doublons détectés (même téléphone, même ICE, nom proche) ;
- les articles sans famille, sans prix de revient ou sans code-barres ;
- les articles et clients sans mouvement depuis plus d’un an.
Le coût d’une donnée erronée
Une adresse fausse, c’est une livraison qui revient. Un prix d’achat obsolète, c’est une marge mal calculée sur chaque vente. Une unité mal définie, c’est un stock faux à chaque mouvement. Prises une par une, ces erreurs paraissent minimes ; multipliées par le nombre de transactions, elles coûtent cher. C’est pourquoi la qualité des données mérite un responsable et un peu de temps chaque mois.
Lire aussi : la codification des articles et réussir sa migration.