L’inventaire physique de fin d’exercice sert à valider la valeur du stock au bilan. C’est souvent une journée tendue, qui révèle des écarts difficiles à expliquer. Bien préparé, il se déroule pourtant sans stress.
Avant : la préparation
- Fixer la date et prévenir clients et fournisseurs : pas de réception ni d’expédition pendant le comptage.
- Ranger et étiqueter : chaque emplacement doit être identifiable, chaque produit rangé à sa place.
- Solder les pièces en attente : toutes les réceptions et livraisons doivent être saisies dans l’ERP avant le comptage.
- Préparer les feuilles ou les terminaux : l’ERP édite des listes de comptage par emplacement, sans afficher la quantité théorique pour ne pas influencer les compteurs.
- Constituer des équipes de deux : un compteur, un contrôleur.
Pendant : le comptage
- Compter par zone, dans un ordre défini.
- Utiliser la douchette code-barres quand c’est possible : moins d’erreurs de référence.
- Noter à part les articles abîmés ou périmés.
- Recompter les écarts significatifs avant de valider.
Après : la validation
- L’ERP compare les quantités comptées au stock théorique et liste les écarts.
- Les écarts importants sont analysés : erreur de saisie, vol, casse, mauvaise unité.
- La validation génère les mouvements d’ajustement et la valorisation du stock pour la comptabilité.
Et pour l’année suivante ?
Les inventaires tournants, qui consistent à compter une famille d’articles chaque semaine, réduisent fortement les écarts de fin d’année et allègent la journée d’inventaire.
Le déroulé type d’une journée d’inventaire
- La veille : arrêt des réceptions et expéditions en fin de journée, saisie de toutes les pièces en attente, édition des listes de comptage par zone, briefing des équipes.
- 8 h 00 : rappel des consignes (unités de comptage, traitement des produits abîmés, zones attribuées).
- 8 h 30 – 13 h 00 : comptage par binômes, zone après zone. Chaque zone terminée est signalée au responsable.
- 14 h 00 – 16 h 00 : saisie ou import des comptages dans l’ERP, édition de la liste des écarts.
- 16 h 00 – 18 h 00 : recomptage ciblé des écarts significatifs, puis validation de l’inventaire.
Pour un dépôt de taille moyenne, une journée suffit lorsque la préparation a été faite sérieusement. Sans préparation, la même opération peut déborder sur plusieurs jours.
Analyser les écarts : les causes les plus fréquentes
- Confusion d’unités : un carton de douze compté comme une unité, ou l’inverse.
- Inversion de références entre deux articles proches, souvent révélée par un écart positif sur l’un et négatif sur l’autre.
- Pièces non saisies : une réception arrivée la veille, un retour client oublié.
- Casse et péremption non déclarées au fil de l’année.
- Démarque inconnue : la part d’écart qui reste inexpliquée après analyse, à suivre d’une année sur l’autre.
Documenter ces causes est utile : elles indiquent où renforcer les procédures pour l’année suivante.
Questions fréquentes
Peut-on inventorier sans arrêter toute l’activité ?
Pour l’inventaire annuel, un arrêt des mouvements est fortement recommandé. Dans un grand dépôt, on peut toutefois procéder zone par zone, en bloquant uniquement les emplacements en cours de comptage.
Quel est l’impact sur la comptabilité ?
La valeur du stock inventorié détermine la variation de stock de l’exercice, donc le résultat. La méthode de valorisation et les éventuelles dépréciations (articles abîmés, obsolètes) sont à définir avec votre expert-comptable.
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