Relancer les clients est une tâche que personne n’aime faire, et qui est donc souvent repoussée. Pourtant, une relance régulière et courtoise suffit souvent à accélérer les paiements. L’ERP permet de l’industrialiser.
Construire un scénario de relance
Un exemple simple, à adapter à votre clientèle :
- J-5 : rappel amical de l’échéance à venir (pour les gros montants).
- J+5 : première relance par e-mail avec la facture en pièce jointe.
- J+15 : deuxième relance, plus ferme, avec le relevé des factures échues.
- J+30 : appel téléphonique du service comptable ou du commercial.
- J+45 : blocage des nouvelles commandes et mise en demeure si nécessaire.
Ce que l’ERP automatise
- la sélection des factures concernées à chaque niveau ;
- la génération des e-mails ou courriers personnalisés ;
- l’historique des relances sur la fiche client ;
- l’alerte au commercial et le blocage éventuel des commandes.
Impliquer les commerciaux
Le commercial connaît le client : il sait si un retard vient d’un litige, d’une difficulté passagère ou d’un simple oubli. Lui donner accès à l’encours de ses clients dans l’ERP évite des relances maladroites.
Traiter les litiges à la source
Beaucoup de retards cachent un litige : livraison incomplète, erreur de prix. Noter le motif dans l’ERP permet de corriger le problème de fond.
Suivre les résultats
Le délai moyen de paiement (DSO) et la part des créances échues sont les deux indicateurs à suivre chaque mois.
Des modèles de messages à adapter
Le ton de la relance compte autant que sa fréquence. Quelques exemples de formulations, à personnaliser :
- Rappel avant échéance : « Nous vous rappelons que la facture n° … d’un montant de … MAD arrive à échéance le … Vous la trouverez en pièce jointe. »
- Première relance : « Sauf erreur de notre part, la facture n° … échue le … reste à régler. Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. »
- Deuxième relance : « Malgré notre précédent message, les factures suivantes restent impayées. Nous vous remercions de procéder à leur règlement sous huit jours ou de nous indiquer toute difficulté. »
Dans l’ERP, ces modèles sont enregistrés une fois ; les numéros, montants et dates sont insérés automatiquement pour chaque client.
Calculer son délai moyen de paiement
Le délai moyen de paiement clients (DSO) se calcule simplement : créances clients divisées par le chiffre d’affaires TTC de la période, multipliées par le nombre de jours de la période.
Exemple : avec 900 000 MAD de créances en fin de trimestre et un chiffre d’affaires TTC de 2 700 000 MAD sur ce trimestre de 90 jours, le DSO est de 900 000 ÷ 2 700 000 × 90 = 30 jours. Si vos conditions de paiement sont à 30 jours, la situation est saine ; si le DSO grimpe à 50 jours, une partie de vos clients paie nettement en retard.
Suivi chaque mois, cet indicateur montre l’effet de votre politique de relance. Pour le cadre légal des délais, lisez notre article sur les délais de paiement.
Lire aussi : maîtriser les délais de paiement. Contactez-nous.